Tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteessamme kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi. Arvostamme yksityisyyttäsi ja sitoudumme suojaamaan tietojasi asianmukaisesti. Selosteessa kuvataan, mitä tietoja keräämme, mihin tarkoituksiin niitä käytämme ja miten suojaamme tietosi.

kuvitus miehestä tekemässä töitä tietokoneella tietosuojaselosteen parissa

Käsittelijänä toimiminen

Tietyissä tilanteissa toimimme henkilötietojen käsittelijän roolissa tilitoimistopalveluiden tarjoajana. Tällöin henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän määrittelemien tarkoitusten ja ohjeiden
mukaisesti. Rekisterinpitäjän kanssa on laadittu sopimus, jossa määritellään käsittelyn laajuus, käyttötarkoitus, säilytysajat sekä tietosuojan ja tietoturvan varmistamiseksi noudatettavat käytännöt.
Henkilötietojen käsittelijänä voimme käsitellä henkilötietoja itse tai käyttää apuna alihankkijoita. Henkilötietoja ei tallenneta asiakkaan järjestelmien ulkopuolelle ellei rekisterinpitäjän toimeksianto sitä edellytä.

Henkilötietojen käsittelijänä huolehdimme, että kaikki järjestelmät ja tietokannat on suojattu asianmukaisin suojaustoimenpitein ja tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n alueen ulkopuolelle.

Asiakas- ja asiakashankinta­rekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot

Asiakas- ja asiakashankintarekisteri
Tilitoimisto Protilit Oy
Suvi Niskanen
040 511 4250
suvi.niskanen@tilitoimistoprotilit.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen suhteen luomiseen, hoitamiseen ja ylläpitoon. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, myyntiin, hallintaan, toteutukseen ja laskutukseen sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen. Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita. Henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä on sovittu erillisillä GDPR-sopimuksilla.

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

  • Rekisteröidyn suostumus
  • Sopimus
  • Lakisääteinen velvoite


Lisätietoa oikeusperusteista täältä.

4. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot; ja (viii) automaattisen päätöksenteon olemassaolo, sekä merkitykselliset tiedot tällaiseen käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle (GDPR 15 art.)
  • Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.)
  • Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.)
  • Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.)
  • Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.)
  • Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.)
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää kunkin rekisteröidyn osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot:

A) Alla luetellut rekisterinpitäjän tuotteita ja/tai palveluita ostavien ja/tai käyttävien asiakkaiden ja/tai näiden edustajien tai muiden henkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot:
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite, sotu, terveystiedot, verotiedot, palkkatiedot
B) Tiedot rekisteröidyn ostamista ja/tai tilaamista tuotteista ja/tai palveluista sekä mahdollisia tietopyyntöjä koskevat lisätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla.
Lisäksi rekisterinpitäjä kerää rekisteröityjen yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita rekisterin tietoja rekisterinpitäjän työntekijöiltä siltä osin ja siinä laajuudessa kuin ne koskevat kohdassa 2 määriteltyä henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.

Rekisterinpitäjän rekisteröidyltä keräämien kohdan 5 kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on alakohtien mukaisten toimenpiteiden ja sopimusten edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän niiden tarjoamiselle ja/tai toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot rekisteröidyn on annettava rekisterinpitäjälle ennen kuin tai samassa yhteydessä kun rekisteröity lataa, asentaa tai alkaa muutoin käyttää alakohtiin liittyviä tuotteita tai palveluita, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa alakohtiin liittyvien sopimusten syntymiseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa niihin liittyvät velvoitteensa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Lisäksi joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Tämän mukaisesti rekisterin henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

  • Kohdassa 5 kuvattuja henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluita tai niitä koskeva rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus tai muu sitoumus on voimassa sekä tämän jälkeen niin kauan kuin rekisteröidyllä ja/tai rekisterinpitäjällä on edellä mainittuun asiakas- tai muuhun sopimussuhteeseen perustuvia oikeuksia ja/tai velvollisuuksia toisiaan kohtaan
  • Muussa tapauksessa säilytysaika: 0-5 vuotta
 

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä

mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen
varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa yhtiön sisällä rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi tai muiden vastaavien tavanomaisten syiden vuoksi. Tietoja voidaan luovuttaa yhtiön ulkopuolelle tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä käyttää alihankkijaa toimenpiteiden suorittamiseen. Näissä tilanteissa alihankkijaa sitoo erillinen tietosuojasopimus. Muutoin tietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolelle.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tapauksissa, joissa tietojen ylläpitäjä on sitoutunut esimerkiksi EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield -järjestelyyn.

Lisätietoa osoitteesta:
https://www.privacyshield.gov/list

Muilta osin rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterit, järjestelmät ja tietokannat, jotka on rekisterinpitäjän hallussa, on suojattu asianmukaisilla suojauksilla. Palvelinten ylläpitäjä vastaa omalta osaltaan palvelimilla olevien tietojen turvallisuudesta
voimassaolevien sopimusten mukaisesti. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja voimassaolevien sopimusten mukaisesti.

11. Evästeet

Käytämme evästeitä (cookies) verkkosivuillamme, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen sivuston kävijöille. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa
käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Hyödynnämme evästeitä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi, käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Lisätietoja käyttämistämme evästeistä saat sivuilla olevasta eväste -lisäosasta, josta voit antaa myös suostumuksen evästeiden käytölle.